Travailler simplement en télétravail

Le télétravail désigne le fait qu’un salarié d’une entreprise n’exerce pas son activité au bureau, mais accomplit ses tâches depuis son domicile, le plus souvent sur ordinateur. Le terme est généralement utilisé pour les employés, bien que de nombreux travailleurs indépendants travaillent eux aussi depuis chez eux. On parle également de travail à domicile, de bureau à domicile ou de homeoffice. En règle générale, le salarié et l’employeur conviennent de ce que l’on appelle le « télétravail alterné » : le salarié effectue alors une partie de son temps de travail au bureau et l’autre partie à domicile. En cas de grande distance géographique, le télétravail à 100 % peut toutefois également être envisagé.

Avant d’expliquer avec quels produits Easybell peut vous accompagner en télétravail, nous souhaitons partager avec vous quelques conseils issus de notre quotidien professionnel, afin de vous montrer comment permettre efficacement à vos collaborateurs de travailler depuis chez eux. Chez Easybell, nous avons migré nos solutions de communication vers le cloud et nos équipes travaillent de manière flexible, depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet.

Tout d’abord, il est essentiel de mettre à la disposition des salariés un équipement adapté. Un ordinateur fixe est peu pratique à emporter à domicile ; l’outil de travail devrait donc être un ordinateur portable. Des solutions de communication telles que les conférences téléphoniques ou la visiophonie sont indispensables lorsque plusieurs collaborateurs travaillent ensemble sur un projet ou participent à des réunions. Afin de faciliter la communication en tête-à-tête, il est également recommandé de proposer, en complément de la téléphonie, un outil de messagerie instantanée. Des solutions de stockage dans le cloud sont par ailleurs utiles pour échanger des fichiers et des documents avec des collègues travaillant au bureau ou eux aussi en télétravail.

1. Communiquer clairement
   Quand on n’est pas visible par ses collègues, il est d’autant plus important d’envoyer des signaux numériques clairs. Cela commence par la disponibilité : suis-je devant l’ordinateur et disponible pour parler, suis-je en conversation ou en réunion, ou dois-je m’occuper un instant des enfants ? De nombreuses applications de collaboration permettent d’afficher le statut de disponibilité aux autres. Si ce n’est pas le cas, un simple message dans le chat de l’entreprise est déjà très utile. Il est également important de ne pas mentionner les avancements, questions ou remarques « en passant », en espérant que le collègue les comprenne entre les lignes : des instructions claires garantissent la transparence et rendent la collaboration plus efficace.
    
2. Être attentif et poli
   Dans le travail numérique, des éléments importants comme le langage corporel et parfois même le ton de voix disparaissent. Il est donc très facile de mal choisir ses mots ou d’être mal compris. La politesse est donc encore plus importante en ligne qu’au bureau. De simples malentendus, comme mettre fin à une visioconférence alors qu’un participant voulait encore parler, peuvent créer de la mauvaise humeur et impacter la qualité du travail. Il faut donc être particulièrement attentif à ses collègues et vérifier si l’on a bien compris son interlocuteur ou s’il reste des points à discuter.
    
3. Travailler ensemble
   À la maison, on est seul devant son ordinateur et on ne voit plus ce que font les collègues. Cela peut créer un sentiment d’isolement ou d’exclusion. Les membres de l’équipe doivent donc régulièrement organiser des conférences téléphoniques pour travailler ensemble sur les projets, discuter des avancements et recueillir des avis. À plus grande échelle, au sein du service ou de toute l’entreprise, des réunions ou de simples mises à jour régulières permettent de renforcer le sentiment d’appartenance au groupe.
    
4. Rester humain
   Malgré l’étiquette professionnelle, l’aspect humain ne doit pas disparaître – les discussions informelles autour de la machine à café ou dans la salle de pause font partie de la culture d’entreprise. Les échanges personnels doivent donc avoir aussi leur place en télétravail. On peut, par exemple, créer un canal de chat dédié ou fixer des moments pour se retrouver autour d’un apéritif virtuel en fin de journée.
    
5. Faire des pause
   En télétravail, personne ne demande si l’on vient déjeuner ou prendre un café. Il est facile d’oublier de prendre une pause. Le stress et des problèmes de santé peuvent en résulter, surtout en période de crise, où chacun doit veiller à sa santé. Il est donc important de planifier des pauses et de les respecter !

Permettre et améliorer la communication fait partie de notre activité quotidienne chez Easybell. Bien sûr, nous profitons également des avantages qu’offre une connexion en télétravail. C’est pourquoi tous les produits Easybell sont conçus de manière à ce que nos clients bénéficient d’un maximum de flexibilité pour créer leur solution de communication personnalisée.

Ci-dessous, nous vous expliquons brièvement comment Easybell peut vous accompagner dans le télétravail.

Avec l'application gratuite VoIP Easybell permet aux clients d'utiliser très facilement les numéros de leur connexion VoIP directement sur leur téléphone mobile (Android et iPhone). Cela est particulièrement intéressant pour les collaborateurs en déplacement, qui souhaitent rester joignables partout via le numéro fixe connu de leurs clients ou collègues.

Pour le segment entreprise, les trunksSIP se sont établis pour la téléphonie. Une entreprise utilise alors un numéro principal (par ex. 123456) avec un certain nombre de postes internes ou de numéros directs (par ex. 00, 01, 02, … 98, 99). L’avantage est que la centrale téléphonique n’a pas besoin de gérer 100 entrées individuelles. Pour un bloc de numéros, une seule inscription suffit et la centrale assure l’acheminement vers les postes internes.
Cependant, ces numéros sont liés à la centrale physique sur site et ne peuvent pas être utilisés en télétravail.

C’est là qu’entrent en jeu nos numéros directs virtuels : en quelques clics depuis le portail client, il est possible de « détacher » des accès SIP individuels depuis un trunk SIP. Les identifiants ainsi générés peuvent être utilisés par les employés en télétravail pour enregistrer n’importe quel appareil VoIP ou softphone. Ils peuvent ainsi être joignables à domicile avec le numéro connu des clients et collègues.

De plus, les employés peuvent se connecter à une version réduite du portail client avec ces identifiants et configurer eux-mêmes les renvois d’appel, activer le mode hors ligne (Bouton « Disponible / Indisponible ») ou utiliser la fonction Fax numérique Mail2Fax.

À l’ère de la digitalisation, il est logique que les centrales téléphoniques soient elles aussi migrées vers le cloud. On parle alors de hosted PBX ou de centrale téléphonique cloud. Cette solution séduit par son entretien minimal et son coût d’exploitation réduit. La Téléphonie Cloud Easybell se distingue par sa simplicité d’utilisation tout en offrant de nombreuses fonctionnalités essentielles pour les entreprises. Les entreprises équipées d’une hosted PBX bénéficient déjà d’un avantage pour passer au télétravail.