Configurer le menu vocal (IVR) dans le système téléphonique en nuage
Au plus tard lorsque le volume des appels téléphoniques augmente dans votre entreprise, la réception et la transmission des appels au quotidien peuvent prendre beaucoup de temps. Mais vous pouvez facilement automatiser cette tâche avec le système téléphonique easybell Cloud :
Avec IVR(InteractiveVoiceResponse), vous pouvez proposer un numéro d'appel central. Les appelants décident alors eux-mêmes, en sélectionnant des chiffres sur le clavier du téléphone dans le menu vocal, avec quel service ils souhaitent être mis en relation. Cette distribution automatique des appels est également appelée Automatic Call Distribution (ACD) ou Auto Attendant.
Étapes de la mise en place
1. télécharger un fichier audio
Pour configurer le SVI, il faut d'abord un fichier audio. Celui-ci sert à accueillir les appelants et devrait ensuite expliquer quelle saisie de touche mène à quelle destination d'appel.
Vous pouvez télécharger l'annonce dans la vue d'ensemble du système téléphonique cloud dans la section "Fichiers audio" en cliquant sur "Ajouter". Le type de fichier sélectionné ici est"IVR & audio d'attente".
Vous pouvez ensuite télécharger et enregistrer le fichier depuis votre ordinateur.
2. activer le type d'extension IVR
Créez maintenant une nouvelle extension et attribuez-lui le type d'extension "IVR" dans le menu "Modifier extension". Vous pouvez bien sûr aussi changer une extension déjà existante.
Si vous créez une nouvelle extension, vous devez sélectionner le bloc de numéros d'appel et attribuer le numéro de poste ainsi que le numéro abrégé interne. Vous trouverez des instructions détaillées sous "Créer des extensions ou des groupes d'appel dans le système téléphonique Cloud".
De même, "Nom de l'extension" et le "Commutateur de fin de journée" peuvent être utilisés.
Comme il s'agit de renvois internes dans un SVI, les paramètres de l'extension SVI et des "destinations de renvoi" sont appliqués en priorité.
Interrupteur de fin de journée
Si l'"interrupteur de fin de journée" est activé dans le SVI, un appelant n'a plus la possibilité de faire une sélection dans le SVI. Si l'IVR est accessible, mais que l'extension située derrière a activé le "Feierabendschalter", la sélection peut être faite, mais l'appel est alors rejeté par l'extension de destination.
Afficher le nom de l'extension sur les terminaux
Si l'option "Nom de l'extension" "Afficher sur les terminaux" est activée dans le SVI et désactivée dans l'extension, le numéro du SVI s'affiche sur les terminaux avec le numéro appelant.
Si vous souhaitez utiliser cette fonction comme d'habitude, activez-la dans les paramètres de téléphonie entrante du poste / groupe d'appel concerné. Si, par contre, seul le numéro appelant doit être affiché, veuillez désactiver la fonction aussi bien dans l'IVR que dans les extensions.
3. configurer le SVI
Dans la partie inférieure de "Modifier l'extension", vous trouverez la section "IVR".
3.1 Configurer l'annonce
Veuillez tout d'abord sélectionner le fichier audio préparé dans le menu déroulant"Sélectionner un fichier audio IVR". Avec"Timeout en secondes", vous limitez le temps dont disposent les appelants pour la saisie. Le temps ne commence à compter que lorsque la lecture du fichier audio est terminée.
3.2. attribuer des touches
Vous avez la possibilité de définir un transfert pour chacune des touches 0 - 9. Les appelants peuvent alors choisir avec qui ils souhaitent être connectés à l'aide des touches de leur appareil.
Il est possible de choisir entre des renvois vers des postes et des groupes d'appel ainsi que vers des numéros d'appel externes. Pour le"numéro d'appel externe", un champ de saisie supplémentaire s'affiche, dans lequel le numéro d'appel correspondant est saisi.
3.3. configurer une extension standard
Enfin, l'"extension par défaut" est définie. Un appel est transféré sur cette extension si :
- aucune sélection n'a été effectuée par l'appelant pendant le timeout.
- une entrée avec des tonalités DTMF inconnues est détectée.
Si un chiffre qui n'a pas été configuré avec un transfert est saisi, le fichier audio est rejoué.
Enregistrez la configuration en cliquant sur "Enregistrer".
